De gemeente Rijswijk wil een digitale organisatie zijn die betrouwbaar, weerbaar en toekomstbestendig is. Informatievoorziening en digitalisering moeten zichtbaar bijdragen aan goede dienstverlening en een efficiënte organisatie. Inwoners en ondernemers moeten de gemeente eenvoudig kunnen bereiken, duidelijke informatie krijgen en de voortgang van hun melding of aanvraag kunnen volgen.

Het coalitieakkoord stelt: “We werken efficiënt met nadrukkelijke aandacht voor digitale dienstverlening.” Dit betekent dat digitalisering zichtbaar moet bijdragen aan goede dienstverlening en een efficiënte organisatie. Inwoners en ondernemers moeten de gemeente eenvoudig kunnen bereiken, duidelijke informatie krijgen en de voortgang van hun melding of aanvraag kunnen volgen. Digitale dienstverlening is daarbij geen doel op zich, maar een middel om inwoners en ondernemers snel, betrouwbaar en begrijpelijk te helpen. Hiermee sluiten we aan bij de groei van de stad en de toenemende druk op de gemeentelijke dienstverlening. We kiezen niet voor technologie als doel op zich. We richten ons op toepassingen die bijdragen aan een concreet maatschappelijk of organisatorisch vraagstuk.

Ook data-ondersteund werken krijgt de komende jaren een belangrijke plaats. Het coalitieakkoord wil dat de gemeentelijke uitgaven aantoonbaar bijdragen aan maatschappelijke doelen en zet daarom in op data-ondersteund werken en transparant en doelmatig begroten. We gebruiken gegevens om ontwikkelingen eerder te herkennen, keuzes beter te onderbouwen en de resultaten van beleid en uitvoering te volgen. Dit vraagt om betrouwbare gegevens, duidelijke verantwoordelijkheden en een zorgvuldige omgang met privacy en veiligheid. 

Technologie, wetgeving en maatschappelijke verwachtingen veranderen snel. Ook geopolitieke ontwikkelingen hebben gevolgen voor onze digitale voorzieningen en leveranciers. De gemeente moet hier tijdig op kunnen inspelen, zonder de betrouwbaarheid en continuïteit van de dienstverlening uit het oog te verliezen. Daarom werken we aan een goede balans tussen het beheren van bestaande voorzieningen, het uitvoeren van noodzakelijke veranderingen en het onderzoeken van nieuwe mogelijkheden.

In 2027 richten we ons op vier doelen:

1. Stabilisatie: onze informatievoorziening is veilig, beschikbaar en voldoet aan wet- en regelgeving. We hebben inzicht in risico’s, kosten en afhankelijkheden. 

2. Innovatie: we gebruiken data, automatisering en kunstmatige intelligentie gericht om dienstverlening, uitvoering en besluitvorming te verbeteren. We onderzoeken nieuwe mogelijkheden eerst op kleine schaal en leren van de resultaten.

3. Relatie: We versterken in 2027 de samenwerking tussen teams, management en de medewerkers die werken aan informatievoorziening en digitalisering. Medewerkers beschikken over voldoende kennis om digitale mogelijkheden verantwoord te gebruiken. 

4. Koers voor informatievoorziening en digitalisering: Eind 2027 is duidelijk welke doelen en werkzaamheden voor informatievoorziening en digitalisering de komende jaren prioriteit krijgen, welke kennis en capaciteit daarvoor nodig zijn en in welke volgorde we deze ontwikkelingen uitvoeren. Deze koers vormt de basis voor de nieuw informatiebeleidsplan en digitaliseringsagenda en sluit aan op de doelen van de gemeente en op landelijke, wettelijke en technologische ontwikkelingen.

Stabilisatie – Een betrouwbare en weerbare digitale basis

In 2027 versterken we de bescherming en continuïteit van onze belangrijkste processen en informatiesystemen. We voeren de eisen uit relevante digitale wetgeving verder in, waaronder de nieuwe Archiefwet, de Wet Modernisering Bestuurlijk Verkeer en het Europese stelsel voor digitale identiteit.

Continuïteit en digitale autonomie

De continuïteit van onze dienstverlening staat voorop. Inwoners en medewerkers moeten kunnen rekenen op beschikbare en betrouwbare digitale voorzieningen. Daarvoor is het belangrijk dat de gemeente voldoende grip houdt op digitale systemen, gegevens en leveranciers. Digitale autonomie draagt hieraan bij. Het betekent niet dat we alles zelf doen, maar dat we bewuste keuzes maken over onze afhankelijkheden en de risico’s die daarbij horen.

Volledige onafhankelijkheid is niet haalbaar. Denk aan kantoorsoftware, systemen voor veilig inloggen, landelijke voorzieningen en cloudplatformen waarop gegevens en toepassingen draaien. Europese of open alternatieven zijn nog niet altijd beschikbaar of voldoende ontwikkeld. Zelf alle systemen bouwen en beheren vraagt bovendien veel geld, kennis en personeel. Dat is voor een middelgrote gemeente niet uitvoerbaar. Daarom kiezen we voor bewuste en beheersbare afhankelijkheden.

In 2027 brengen we de digitale afhankelijkheden verder in beeld. We beginnen bij de processen die het belangrijkst zijn voor inwoners en voor de bedrijfsvoering. Per proces kijken we welke systemen, leveranciers en digitale voorzieningen nodig zijn en waar de grootste risico’s zitten. Daarna nemen we gerichte maatregelen. Denk aan afspraken over toegang tot gegevens, back-ups, herstel bij storingen, continuïteit en de mogelijkheid om over te stappen naar een andere leverancier. Ook volgen we de ontwikkeling van Europese en open alternatieven. Zo vergroten we stap voor stap de digitale weerbaarheid van de gemeente.

Daarnaast versterken we het ICT-leveranciersmanagement. We brengen beter in beeld welke ICT-leveranciers belangrijk zijn voor onze dienstverlening, welke ICT leveranciersprestaties zijn gemaakt en welke kosten en risico’s daarbij horen. We sturen actiever op prestaties, kwaliteit, beveiliging, continuïteit en naleving van afspraken. Ook besteden we meer aandacht aan afhankelijkheden, contractduur, prijsontwikkeling en de mogelijkheid om tijdig over te stappen naar een andere ICT leverancier. Zo houden we meer grip op kosten, dienstverlening en risico’s.

Structurele sturing op digitale projecten

In 2027 ontwikkelen we de tijdelijke aanpak van de I-fabriek door naar een structurele functie voor projecten op het gebied van informatievoorziening, digitalisering en andere bedrijfsvoeringsaspecten. Hierdoor ontstaat meer samenhang tussen projecten en krijgen we beter zicht op prioriteiten, capaciteit, kosten, afhankelijkheden en resultaten. We maken duidelijke afspraken over taken, verantwoordelijkheden, benodigde capaciteit en financiering. De precieze vorm en positionering bepalen we in samenhang met de geactualiseerde koers voor informatievoorziening en digitalisering.

Informatiebeheer:

De komende jaren wordt door Informatiebeheer ingezet op informatiekwaliteit, als basis voor het datagestuurd werken. Door de grote hoeveelheid informatie die er op de gemeente afkomt is het vaak lastig door de bomen het bos nog te zien. We gaan daarom in 2027 aan de slag met het beter structureren en organiseren en het opschonen van onze (digitale) informatiestromen. We maken hierbij gebruik van nieuwe ontwikkelingen zoals een AI assistent en slimme hulpmiddelen die het vastleggen van informatie vergemakkelijken voor de organisatie. Onze oudere fysieke informatie bevindt zich inmiddels in het Stadsarchief Delft e.o. Het grootste gedeelte hiervan is overgedragen en openbaar. Er wordt in 2027 gewerkt aan het digitaal beschikbaar maken van een deel van deze fysieke informatie (bouwtekeningen) in het e-depot.  

Samenwerking bedrijfsvoering Delft-Rijswijk

De gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoering Delft-Rijswijk vormt een belangrijke basis onder onze bedrijfsvoering. Via de GRB organiseren wij de digitale werkplek, een deel van de applicatiedienstverlening, de hosting en het datatransport voor de gehele organisatie. De dienstverlening die wordt geleverd is van goede kwaliteit en draagt bij aan een stabiele en betrouwbare informatievoorziening voor onze medewerkers en daarmee voor onze inwoners en ondernemers.

In 2027 werken wij samen met Delft verder aan de samenwerking binnen de gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoering Delft-Rijswijk. Deze continue evaluatie en bijsturing is nodig omdat het i-speelveld zo snel verandert. Beide gemeenten hebben de afgelopen jaren een eigen digitale koers uitgezet, de verschuiving naar cloud- en SaaS-oplossingen zet stevig door en het vraagstuk van digitale soevereiniteit vraagt alertheid. Deze ontwikkelingen maken het logisch om de samenwerking tegen het licht te houden en opnieuw te ijken op wat beide gemeenten nu nodig hebben.

Wij beoordelen de samenwerking daarbij langs vijf lijnen:

• Continuïteit. De continuïteit van de informatievoorziening van Rijswijk staat voorop. Ongeacht de ontwikkelingen binnen de samenwerking, de dienstverlening aan onze organisatie blijft onder alle omstandigheden de belangrijkste prioriteit. 

• Kwaliteit. De geleverde dienstverlening moet aansluiten bij wat de organisatie nodig heeft, ook naarmate het accent verschuift van beheer van eigen applicaties naar regie op cloud- en SaaS-diensten.

• Kosten. Wij streven naar een transparante en voorspelbare kostenopbouw, waarbij de bijdrage van Rijswijk in verhouding staat tot de daadwerkelijk afgenomen dienstverlening.

• Verantwoordelijkheid. Wij zoeken naar een heldere verdeling van rollen en zeggenschap, waarin voor beide gemeenten duidelijk is wie waarover besluit en waarop wordt gestuurd.

• Aansluiting op de digitale koers. De samenwerking moet ruimte bieden aan de digitale ambities van Rijswijk, waaronder onze inzet op datagericht werken, Common Ground en digitale soevereiniteit.

Innovatie – Gericht verbeteren met data en technologie

In 2027 geven we verdere uitvoering aan het implementatieplan voor dataondersteund werken. Hiermee leggen we de organisatorische en technische basis om data structureel en doelmatig in te zetten bij beleidsontwikkeling, uitvoering en besluitvorming.

We realiseren een aantal concrete toepassingen waarbij de inzet van data op korte termijn meerwaarde oplevert. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de verdere ontwikkeling van de digitale weergave van de stad als instrument voor analyse, monitoring en beleidsvorming.

Daarnaast realiseren we de organisatorische randvoorwaarden die nodig zijn voor dataondersteund werken. We werken governance-richtlijnen uit voor datagebruik en databeheer, selecteren een passende BI-oplossing voor de organisatie en versterken de informatievaardigheden van medewerkers met gerichte trainingen. Door praktijkvoorbeelden te delen en toepassingen zichtbaar te maken, bevorderen we het gebruik van data in de dagelijkse werkzaamheden.

Met deze activiteiten realiseren we in 2027 de basisvoorzieningen, werkwijzen en competenties die nodig zijn om dataondersteund werken duurzaam te verankeren in de organisatie.

De wendbaarheid van de organisatie wordt steeds belangrijker. Technologische ontwikkelingen volgen elkaar snel op en hebben gevolgen voor onze dienstverlening, werkprocessen en informatievoorziening. Ook wetgeving, veiligheidsrisico’s en verwachtingen van inwoners veranderen. De gemeente moet hier tijdig en zorgvuldig op kunnen inspelen, zonder direct grote of moeilijk terug te draaien investeringen te doen. 

In 2027 versterken we de aanpak voor innovatie binnen de gemeente. We ondersteunen teams bij het verbeteren van de dienstverlening, werkprocessen en samenwerking. Het kan daarbij gaan om digitale oplossingen, procesverbetering en nieuwe manieren van werken. Met kleinschalige pilots kunnen we nieuwe mogelijkheden eerst in de praktijk beproeven, ervan leren en waar nodig bijsturen. Toepassingen die goed werken, kunnen na een bewuste afweging breder worden ingezet. Zo werken we aan een betere balans tussen het betrouwbaar beheren van de bestaande informatievoorziening, het uitvoeren van noodzakelijke veranderingen en het onderzoeken van nieuwe mogelijkheden. 

Ook zetten we vervolgstappen met kunstmatige intelligentie en het automatiseren van terugkerende werkzaamheden. We brengen bewezen toepassingen uit pilots waar mogelijk over naar regulier gebruik. Dit doen we alleen wanneer de toepassing aantoonbaar bijdraagt aan betere kwaliteit, minder werkdruk, werkplezier of snellere dienstverlening.

We werken volgens de Europese AI-Act en het gemeentelijke beleid voor kunstmatige intelligentie en algoritmen. Nieuwe toepassingen worden vooraf beoordeeld op privacy, veiligheid, ethiek en gevolgen voor inwoners en medewerkers. Toepassingen die invloed hebben op inwoners blijven uitlegbaar en er blijft altijd een mogelijkheid voor menselijke beoordeling.

Relatie – Samenhang en kennis 

Digitalisering werkt alleen goed als beleid, uitvoering, informatievoorziening en techniek goed samenwerken. Daarom versterken we in 2027 de samenwerking tussen teams, management en de medewerkers die werken aan informatievoorziening en digitalisering.

Ook investeren we in de digitale kennis van medewerkers en management. We bieden gerichte ondersteuning bij het werken met data, digitale hulpmiddelen en kunstmatige intelligentie. Daarbij gaat het niet alleen om het gebruik van systemen. Medewerkers en leidinggevenden moeten ook kansen kunnen herkennen, de juiste vragen kunnen stellen en zorgvuldig omgaan met gegevens.

Zo zorgen we ervoor dat digitale ontwikkelingen beter aansluiten op de praktijk en dat keuzes over digitalisering bewuster en beter onderbouwd worden gemaakt.

Koers voor informatievoorziening en digitalisering

In 2027 onderzoeken we wat de gemeente de komende jaren nodig heeft op het gebied van informatievoorziening en digitalisering. We kijken onder meer naar informatiebeheer, digitale dienstverlening, het beheer en de vernieuwing van applicaties, data-ondersteund werken, informatiebeveiliging, privacy, digitale autonomie, leveranciersmanagement en innovatie.

We betrekken hierbij de doelen uit het coalitieakkoord, nieuwe wetgeving, technologische ontwikkelingen, landelijke afspraken en veranderingen binnen en buiten de gemeente. Op basis hiervan bepalen we wat we de komende jaren willen bereiken en welke werkzaamheden, kennis, taken, verantwoordelijkheden en samenwerking daarvoor nodig zijn.

Het onderzoek leidt tot een richtinggevend beeld en een planning op hoofdlijnen voor de komende jaren. Op basis hiervan stellen we een nieuw informatiebeleidsplan en een nieuwe digitaliseringsagenda op.