In oktober 2020 is de participatienota ‘Samen werken aan een mooi Rijswijk‘, participatiebeleid 2020-2022 door de gemeenteraad vastgesteld. Dit beleid is bedoeld om de participatie met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties te verbeteren. Het vastgestelde participatiebeleid geeft richting aan hoe we als gemeente participatie vorm willen geven: eenduidig, waarbij maatwerk per situatie gewaarborgd blijft. Het beleid anticipeert op de Omgevingswet die volgens de laatste berichten medio 2022 ingaat. De Omgevingswet biedt veel ruimte om zelf een initiatief in te dienen, waarbij de initiatiefnemer wel zelf verantwoordelijk is voor de participatie van omwonenden of anderen die iets van het initiatief zullen merken of ondervinden.

Bij vaststelling van de participatienota is afgesproken dat het beleid en de werkwijze na een jaar worden geëvalueerd. Evaluatie van beleid, processen en uitvoering gebruiken wij om onder andere onze expertise op het gebied van participatie te blijven ontwikkelen. Ook de uitkomst van de quick scan lokale democratie zullen we hierbij betrekken. Na dit evaluatiemoment zullen we het beleid en de werkwijze waar nodig bijsturen.

Wij stimuleren inwoners en ondernemers om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun leefomgeving, waarbij wij initiatieven vanuit de samenleving zo goed mogelijk faciliteren. Onder andere met een duidelijk herkenbaar en vindbaar interactief participatieplatform en het gebruik van laagdrempelige middelen en methoden willen we burgerparticipatie een impuls geven. In aanloop naar de inwerkingtreding van de nieuwe Omgevingswet zullen we de bij de participatienota behorende leidraad samenvatten in een gebruiksvriendelijke en informatieve participatiewijzer voor zowel kleine als grote initiatiefnemers. Zodat deze in één oogopslag kunnen zien welke stappen zij moeten zetten.

Bij maatschappelijke projecten denken we van tevoren na over hoe we inwoners, instellingen en/of bedrijven betrekken. We zijn bij elk project heel duidelijk over welke participatieruimte er is en koppelen terug wat we met de inbreng doen.

In 2022 starten we met de uitvoering van nieuw communicatiebeleid. De focus komt hiermee meer te liggen op inclusieve communicatie; hoe bereiken en betrekken we alle verschillende groepen inwoners en ondernemers in onze stad. De tijd dat we heel Rijswijk konden bereiken met de inzet van massamediale communicatie via lokale kranten, radio/tv en gemeentelijke website is voorbij. Onze samenleving bestaat uit vele subdoelgroepen die om een eigen benadering vragen. Hierop spelen we in door meer ‘dichtbij’ te communiceren, op de plekken waar de doelgroepen zich bevinden. Ook maken we meer gebruik van intermediairs (veelal maatschappelijke partners) om onze boodschap te communiceren.

Daarnaast maken we een slag als het gaat om heldere en begrijpelijke teksten. Hiervoor hebben we onder meer aansluiting gezocht bij de Direct Duidelijk Brigade. En we zorgen voor meer eenduidige concerncommunicatie (eenduidigheid in de wijze waarop de gemeente communiceert d.m.v. nieuwsbrieven, uitnodigingsbrieven, standaard formats, vlogs, filmpjes, fotografie etc.). De ontwikkeling naar een digitale samenleving is door de coronacrisis in een stroomversnelling gekomen. Dit heeft als gevolg dat onze inzet op digitale communicatie nog meer nadruk krijgt.

De coronacrisis en bijhorende maatregelen hebben onze samenleving langer in hun greep gehouden dan verwacht. Ook in 2021 was het onmogelijk om met ons voltallige college werkbezoeken af te leggen. Zodra de maatregelen het halverwege 2021 toelieten hebben we wel op individueel niveau en in kleine setting diverse werkbezoeken afgelegd. Een verbetering ten opzichte van 2020 toen er überhaupt geen fysieke bezoeken mogelijk waren en we voor onze activiteiten volledig moesten uitwijken naar online platforms als Zoom en Teams. De coronacrisis heeft een bepalende rol gespeeld als het om onze fysieke zichtbaarheid in de stad gaat. Hoewel een overmachtsituatie, betreuren wij dat en hopen we dat in 2022 alles weer mogelijk is. Uiteraard blijft ons voornemen overeind om zo zichtbaar en benaderbaar mogelijk te zijn. In de laatste maanden van onze collegeperiode achten wij collegebrede werkbezoeken echter van minder toegevoegde waarde. In plaats daarvan bereiden wij een reeks werkbezoeken voor die in de tweede helft van 2022 kunnen plaatsvinden. Zo kan het college na ons goed van start.

In 2022 worden de persgesprekken voortgezet in die gevallen dat een onderwerp om een nadere toelichting van het college van B&W vraagt. Het doel is om de media en daarmee de inwoners te informeren over (concept)besluitvorming van het college van B&W. Het heeft onze voorkeur om persgesprekken fysiek in het stadhuis te houden, maar net als in 2020 en 2021 zijn persgesprekken in digitale vorm een goed alternatief.

Ons streven naar het excelleren in dienstverlening, door steeds toegankelijker en inclusiever te zijn richting onze burgers en ondernemers, is continu in ontwikkeling. Met name ons digitaliseringsproces is volop in ontwikkeling. Een toenemend aantal producten en diensten is nu digitaal aan te vragen en de komende jaren breiden we dit aantal uit. We gaan inzetten op het aanscherpen van de bestaande visie op onze (digitale) dienstverlening door ons te richten op de behoeften, wensen, eisen en het (kanaal-)gebruik van de klant. Deze verdieping biedt ons verbeterkansen en stelt ons daarmee in staat om doorlopend te werken aan een verbetering van onze dienstverlening aan de klant. Omdat maatwerk een essentieel onderdeel vormt van deze visie, wordt ook de kwetsbare burger niet uit het oog verloren. Vanuit het oogpunt: digitaal waar dat kan, persoonlijk waar dat moet, blijft het mogelijk om fysiek en laagdrempelig zaken te doen met de gemeente.

Komende jaren ligt de focus op het afronden van de projecten die voortkomen uit de nota Excellente Dienstverlening. Daarnaast zal er gewerkt worden aan het doorontwikkelen van de visie op dienstverlening.

Onze visie wordt, onder andere, uitgedragen door middel van de volgende activiteiten:

• we verbeteren de (telefonische) bereikbaarheid van de gemeente;

• we zorgen ervoor dat we als gemeente werken conform het Kwaliteitshandvest en de (nieuwe) servicenormen;

• het Klant Contact Center beantwoordt eenvoudige vragen die binnenkomen via e-mail, post en social media zelf om de reactiesnelheid naar inwoners, bedrijven en instellingen te verhogen;

• we verbeteren de informatievoorziening en het kennisniveau van het Klant Contact Center zodat zij meer klantvragen direct bij het eerste klantcontact kunnen beantwoorden;

• voor de meeste producten en diensten wordt het mogelijk om ze via de gemeentelijke website aan te vragen (daar waar het wettelijk, beleidsmatig en/of technisch kan);

• we voeren zaakgericht werken gemeentebreed in zodat inwoners, bedrijven en instellingen de voortgang van hun ‘zaak’ op een transparante wijze kunnen volgen;

• het doen van een melding Openbare Ruimte wordt voor inwoners, bedrijven en instellingen makkelijker gemaakt en tevens wordt het werkproces en de informatievoorziening voor medewerkers geoptimaliseerd;

• we vergroten de toegankelijkheid van de gemeente voor de burger zowel fysiek als digitaal. Het leveren van inclusieve dienstverlening vormt daarbij een belangrijk uitgangspunt. Wij willen voldoen aan de normen van de webrichtlijnen zoals genoemd in het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’. We streven te allen tijde naar inclusie en vergroting van de toegankelijkheid. En door gebruik van de Klinkende Taal app door de medewerkers, zal alle communicatie naar de klant toe begrijpelijker worden gemaakt.

We blijven inzetten op verbetering van de klantgerichtheid en verhoging van de efficiëntie. Belangrijke efficiencywinst is te voorzien rondom de invoering van de verplichtingen administratie. Hierin worden september/oktober volgende stappen gezet. Efficiencyopbrengst bestaat uit het vroegtijdig signaleren van afwijkingen, verbeterde kwaliteit van financiële prognoses en verlichting van werkzaamheden voor de spendanalyse. En snellere afhandeling van facturen. Met de oplevering van het portal MijnRijswijk.nl is een belangrijke stap gezet om meer diensten digitaal aan te gaan bieden aan onze inwoners en bedrijven, 24/7.

Ander voorbeeld is het proces Meldingen openbare ruimte. Dit is al deels geïnnoveerd. De voordelen van de geautomatiseerde verwerking van meldingen worden dit jaar te verbreed naar het terrein van het openbare verlichtingssysteem en afvalinzameling. Dit levert meer gemak op voor onze inwoners, partners en medewerkers. Ook zijn voorbereidingen voor de vernieuwing van de gemeentelijke website gestart. Teams kunnen zich bij verbetertrajecten van hun in- en extern gerichte processen laten ondersteunen door collega procesinnovatoren.

In het hoofdlijnenakkoord van onze gemeente staat dat de gemeente wil toewerken naar een ‘circulaire economie in 2050’. Bij een circulaire economie is het doel om niet alleen duurzaam en toekomstbestendig in te kopen maar uiteindelijk ook geen afval meer te produceren.

Hierbij werken we voor onze eigen organisatie aan een aantal sporen:

• circulair ontwerpen van de openbare ruimte en gebouwen. (zie Programma Wonen en Leven);

• levensfase van producten verlengen;

• inkopen van producten van hergebruikte en duurzame materialen;

• scheiden en hergebruiken van materialen;

• zorgen voor een efficiënte en toekomstbestendige organisatie.

Dat leidt tot de volgende acties voor onze eigen organisatie:

1. Zorgdragen voor een energie-efficiënte ICT-omgeving:

• In het afwegingskader ten aanzien van de inrichting van de ICT-omgeving en bij inkoop duurzaamheidscriteria meenemen en afwegen.

• Maximaal bijdragen aan een papierarme organisatie door:

  • waar mogelijk digitaliseren van processen;

  • stimuleren papierloos werken onder andere door inzet van mobiele devices;

  • inzet op doelmatigheid van kopiëren en printen, onder meer door rationalisatie van het printerbestand.

2. Zorgdragen voor een toekomstbestendige organisatie in de brede zin:

• Door middel van het beschikbaar stellen van faciliteiten (o.a. om ATAP te werken) bijdragen aan efficiënte werkwijzen (profit), verminderen van verplaatsingen (planet) en inzet van medewerkers (generatiepact) (people);

• We zorgen voor verbindingen met onze omgeving (transparantie, participatie, communicatie) en de toekomstbestendigheid van de organisatie (innovatief, efficiënt, doelgericht, enzovoort);

• Door middel van het beschikbaar stellen van faciliteiten streven naar een veilige werkomgeving voor onze werknemers op kantoor en in de thuissituatie.

3. Zorgdragen voor een efficiënte en toekomstbestendige inkoop van producten en diensten:

• Na afloop van de aanbestedings- of vervangingstermijn kijken we of er een nieuw product moet worden aangeschaft of dat verlenging van de levensduur mogelijk is. Voordat we een nieuw product gaan aanschaffen, kijken we of het oude nog langer mee kan of elders een functie kan krijgen.

• Het inkopen van producten die gemaakt zijn van hergebruikte en duurzame grondstoffen en materialen. Als we dan tot de aanschaf van een nieuw product over gaan, kiezen we bij voorkeur producten die gemaakt zijn van zo min mogelijk grondstoffen en vervolgens ook goed demonteerbaar en herbruikbaar zijn.

• We zorgen voor een goed rest- en grondstoffensysteem. Huishoudelijke en gemeentelijke reststromen moeten goed worden gescheiden en deze grondstofstromen moeten vervolgens verder in de keten worden bewerkt tot nuttige grondstoffen.