In 2022 betekent dit:

• Kwartaalrapportage voor het management over de aard en omvang inhuur.

• Inzet op beperken van inhuur op vacatures.

• Benutten strategische personeelsplanning (SPP) / toekomst gericht personeelsbeleid (TGPB).

• Door ontwikkelen van regionale mobiliteit en arbeidsmarkt (Haaglanden).

• Versterken werving- en selectieproces (dashboard en regionale recruitment).

• (Continu) investeren in leren en ontwikkelen door medewerkers.

• Integrale organisatie brede leer- en ontwikkelkalender aan de hand van de organisatievisie en centrale thema’s.

• Organiseren en/of faciliteren van organisatiebrede trainings- en ontwikkelactiviteiten.

• Investeren in de ontwikkeling van leiderschap van het management met behulp van het MD-traject

• Herijken beschikbare opleidingsbudgetten passend bij de afgesproken ontwikkeling.

• Aanschaf en implementatie van een modern digitaal leerportaal ter ondersteuning van de ontwikkeling en leerbehoefte van de medewerkers en om aantrekkelijk blijven voor nieuw (jong) personeel.

• Het verzuimcijfer in Rijswijk in 2020 is gedaald naar 5,2%. Landelijk is het verzuim binnen gemeenten nagenoeg gelijk gebleven (gemiddeld 5,5%).

• We hebben de ambitie om het verzuim in de organisatie verder te verlagen. We investeren in verdere bewustwording en het zo effectief mogelijk benutten van alle mogelijkheden om in 2024 af te bouwen naar 4,8% en in 2025 naar 4,6%

• In 2021 is, mede n.a.v. de coronamaatregelen het structureel verplicht thuiswerken gecontinueerd. We houden daarbij nadrukkelijk aandacht voor het gezond en veilig werken vanuit huis en voor vitaliteit. Voor 2022 onderzoeken we de mogelijkheden om meer hybride te werken.

• Verzuim blijft een belangrijk speerpunt voor het management en tussen het management en de medewerkers, daarvoor voeren we o.a. kwartaalgesprekken.

Informatie verzorgt het inrichten en beheren van de informatievoorziening waarmee de organisatie haar bestuurlijke doelen kan realiseren, zodanig dat de mogelijkheden die informatie en ICT bieden optimaal benut worden. De inspanningen zijn erop gericht om nu en in de toekomst adequaat en flexibel in te spelen op kansen en uitdagingen.

We realiseren een informatievoorziening die goed beveiligd, flexibel en schaalbaar, gestructureerd en samenhangend is. We doen dit onder meer door het harmoniseren van systemen en processen, het standaardiseren van producten, het realiseren van koppelingen en een goede informatiearchitectuur.

We bewaken ontwikkelingen en initiatieven om te waarborgen dat een passende ICT-infrastructuur en -dienstverlening geleverd wordt aan de hand van de gemeentelijke applicatie architectuur. We zijn verantwoordelijk voor contract-, leveranciers- en projectmanagement van (de implementatie van) informatiesystemen. We werken waar mogelijk samen met andere gemeenten en maken optimaal gebruik van beleid en expertise van andere overheden en instrumenten die bijvoorbeeld binnen VNG Realisatie verband ontwikkeld worden, zoals de landelijke voorzieningen. Hierbij houden we scherp in het oog hoe de inrichting en het beheer van de informatievoorziening bij kan dragen aan de kansen, doelstellingen en ambities voor wat betreft duurzaamheid. Onze dienstverlening op het gebied van IT beheer hebben we uitbesteed aan de GR Bedrijfsvoering Delft Rijswijk. De visie op informatie is uitgewerkt in een richtinggevend informatiebeleid dat periodiek wordt geactualiseerd. Aan de hand van een informatiebeleidsplan bouwen we verder op de beleidslijnen ten aanzien van dienstverlening en bedrijfsvoering. Tevens is het een afwegingskader voor investeringen. Voor de realisatie van de visie zijn voor de komende jaren drie investeringen opgenomen, namelijk Basis op Orde, Voldoen aan Wettelijke Verplichtingen en Uitvoering Visie en Beleid. Op basis hiervan worden de concrete informatieprojecten uitgewerkt en geprioriteerd in een Digitale Agenda Rijswijk.

De ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening gaan zo snel dat zeker jaarlijks, maar wellicht vaker, de gegeven kaders en investeringen moeten worden herijkt om gelijke tred te houden met de ontwikkelingen en met de doelen die gesteld worden.

Het jaar 2020 is afgesloten met een positief saldo van circa € 1,3 miljoen vóór bestemming (na bestemming: - € 0,82 miljoen). De komende jaren staan nog steeds budgettair onder druk door onzekerheid over:

• hoogte kosten Omgevingswet;

• kosten Participatiewet;

• effecten nieuwe herverdelingssystematiek Gemeentefonds;

• compensatie kosten Jeugdzorg voor 2023 en verder.

Voor 2022 heeft het Rijk voor de Jeugdzorg een incidentele compensatie geboden van € 4,5 miljoen. Voor 2021 wordt al uitvoering gegeven aan de taakstelling op dit onderwerp dat om die reden is opgenomen in de risicoparagraaf. Daarnaast staan er nog uit te voeren maatregelen ter beschikking in het kader van het in 2019 uitgevoerde onderzoek “Transparant Begroten”. De komende jaren zal ook uitvoering worden gegeven aan het Investeringsplan Groeifonds dat is gevormd door € 51 miljoen van de opbrengst van de verkochte aandelen Eneco in een bestemmingsreserve te storten.

Intussen wordt de samenwerking tussen businesscontrollers verder geïntensiveerd hetgeen in combinatie met een digitaal dashboard meer en sneller zicht op de financiële posities zal leveren. P&C producten worden vanaf 2021 digitaal op de website geplaatst. Naar verwachting kan de betreffende applicatie later ook worden ingezet om de P&C cyclus voor de hele organisatie digitaal te ondersteunen. De gedigitaliseerde verwerking van crediteuren wordt verder verbeterd en ook voor de debiteuren zal deze ondersteuning worden ingezet.

De reeds ingezette verbeterpunten voor de interne beheersing worden verder uitgevoerd in de komende jaren in het kader van de Ontwikkelagenda die onderdeel is van het Groot Project Organisatieontwikkeling.

Wat willen we bereiken?

Gelet op de bestuurlijke opgaven en de ontwikkeling in de samenleving is het nodig verder te bouwen aan een goed functionerende juridische functie. Dat betekent o.a. een weerbare en eigentijdse invulling van de diverse juridische taken binnen de teams en een sturende juridische taak bij het team Juridische Zaken.

Het ambtelijke vakmanschap wordt in deze tijd mede bepaald door een stevige basis van juridische kennis en een breed juridisch bewustzijn in de organisatie. Niet dat we geloven in het juridisch dichttimmeren van zaken, maar veel meer dat onze medewerkers deskundig en tegelijkertijd betrouwbaar en betrokken zijn.

Wij bouwen aan een gemeente die in verbinding staat met haar inwoners. Ook als zaken niet goed gaan, zoeken wij het contact met de burgers om daar waar nodig te leren en te verbeteren. Daarvoor is o.a. een klachtencoördinator aanwezig. Agelopen jaar hebben we deze functie beter in positie gebracht. De klachtafhandeling zien we als onderdeel van de dienstverlening. We streven naar een toegankelijke dienstverlening waarbij we ons er van bewust zijn dat we te maken hebben met mensen van vlees en bloed.

Bij de behandeling van bezwaar- en beroepschriften zorgen wij allereerst voor het leggen van contact met de burger en/of de instelling/onderneming om te komen tot een oplossing.

Vanuit het team Juridische Zaken worden inkoopprocessen begeleid. Afgelopen jaar is een start gemaakt met zogenaamde spendanalyses om inzicht te krijgen in en te sturen op efficiency/besparingen. Dit wordt in 2022 voortgezet en geïntensiveerd.

Bij de juridische toepassing van beleid en regelgeving zijn wij ook gericht op de menselijke maat. Dat vraagt bijzondere aandacht, juist ook bij heroverweging als er een bezwaar- of beroepsprocedure loopt. Maar ook bij de afhandeling van een klacht. Dit is een leerproces en verdient in de organisatie de nodige aandacht.

De inzet van onze juristen gebeurt nog teveel aan de achterkant of te laat. Er is dan soms sprake van herstelwerk. We zoeken naar instrumenten om dit meer aan de voorkant in processen en integraal te positioneren (proactief). Het afgelopen jaar lukt dat steeds meer, maar is zeker nog een punt van aandacht. Dit heeft deels met onze bedrijfscultuur te maken. Hierin sluiten wij aan bij visie op de organisatie.

We willen voortdurend aandacht voor kennis van de juridische basis in de organisatie en daar waar nodig voor verdieping en actualisatie van bestaande kennis.

Alle inspanningen moeten erop zijn gericht om in een vroeg stadium conflicten op te lossen, misverstanden uit de weg te ruimen en het gesprek aan te gaan, zodat mensen niet nodeloos in de fase van bezwaar of beroep belanden. Komt het toch tot een formeel bezwaar, dan moet de bezwaarprocedure de functie vervullen die de wet altijd al heeft bedoeld: een laagdrempelige, niet gejuridiseerde, kosteloze voorziening voor de burger waarbij de overheid nog eens goed kijkt of het genomen besluit terecht is (integrale heroverweging).

Het doel van Deregulering en Procesinnovatie is het verhogen van de ‘klantwaarde’ in werkprocessen. Dat betekent: met gestroomlijnde processen vraaggericht leveren wat inwoners en bedrijven willen. E.e.a. binnen de wettelijke, financiële en gemeentelijke kaders. Streven daarbij is tevens het terugdringen van de inspanningen - in tijd en in geld - die we van inwoners en bedrijven vragen om te voldoen aan de (informatie)verplichtingen die wij stellen.

Wij geloven dat het altijd mogelijk is om ons werk iets anders en beter te doen. Wij geloven ook dat iedere medewerker, direct of indirect, daarbij een rol heeft. Onze teamissie is: Samen steeds beter. Inbreng van bij het proces betrokken collega’s en commitment van leidinggevenden bij verbetertrajecten vinden we cruciaal. Zo wordt het bewustzijn versterkt om zelf oplossingsgerichter te werken.

We maken onder meer gebruik van Lean Management en zetten dat op maat in. Afhankelijk van het probleem, de hulpbehoefte en (on)mogelijkheden van het betreffende team bepalen we welke inzet het meest passend is. Verbeterprincipes en inzichten passen we toe en dragen we uit. Er zijn korte trainingsmodules beschikbaar ten behoeve van medewerkers (instrumenteel) en management (verbetercultuur).

Wij bieden een functionele en veilige werkomgeving. We ondersteunen en bieden services zodat het dagelijkse proces doorgang kan vinden.

Het aantal werkplekken is teruggebracht tot 60%. Voor de optimale thuiswerksituatie worden voorzieningen aangeboden. Er wordt ondersteuning geboden bij het maken van de juiste keuzes hierin. Daarnaast wordt het kantoor geschikt(er) gemaakt voor hybride werken.

We vormen een interne servicedesk waar facilitaire en ICT helpdesk vragen worden gesteld.

Voor de overgang naar het Huis van de Stad worden de nodige voorbereidingen getroffen zodat een probleemloze overgang kan plaatsvinden.

Wij zorgen ervoor dat we bewust en veilig omgaan met informatie door een combinatie van het organisatorisch en technisch borgen van de juiste toegankelijkheid van informatie, het opbouwen en onderhouden van het bewustzijn over informatieveiligheid en privacy en tijdige signalering en opvolging van incidenten. We zijn transparant: we maken inzichtelijk waarvoor wij de gegevens van onze inwoners gebruiken en bieden mogelijkheden tot inzage in het eigen dossier of tot een verzoek voor wijziging/ vernietiging van de eigen gegevens.

Onze verantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging en privacy beperkt zich niet tot onze eigen organisatie. Ook in samenwerking met andere organisaties nemen wij onze verantwoordelijkheid voor het zorgvuldig omgaan met informatie en privacy in de keten door te zorgen voor duidelijke afspraken over deze onderwerpen.

• We voldoen aan het basisnormenkader zoals verwoord in de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid).

• We voldoen aan de eisen die de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), aan ons stelt.

• We leggen jaarlijks verantwoording af over informatieveiligheid door toepassing van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).

In de bedrijfsvoering van de gemeente wordt veel informatie gebruikt. Vaak gaat het daarbij om informatie van burgers en bedrijven. Zij vertrouwen erop dat de gemeente zorgvuldig omgaat met die informatie. Dit stelt hoge eisen aan de beveiliging van de informatie, zeker nu door het thuiswerken die informatie vanuit verschillende locaties ontsloten wordt. Het gaat daarbij niet alleen om de vertrouwelijkheid van de informatie maar ook om de beschikbaarheid. Recente incidenten waarbij hele organisaties plat kwamen te liggen, wijzen op het belang van voortdurende aandacht voor informatiebeveiliging.

Binnen de overheid is afgesproken om voor de organisatie van de informatiebeveiliging vanaf 1 januari 2020 één norm te hanteren: de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO). Dit is ook de standaard voor Rijswijk. De BIO is het ijkpunt bij de jaarlijkse verantwoording over de informatiebeveiliging. Voor die verantwoording is landelijk een eenduidige systematiek ontwikkeld (ENSIA, eenduidige normatiek single information audit). In feite wordt met de ENSIA verantwoording afgelegd over de mate waarin de BIO is geïmplementeerd.

Rijswijk zet zich ervoor in om stapsgewijs steeds meer aan de BIO te voldoen. Daar is een plan van aanpak voor opgesteld. Het plan volgt twee sporen. In het ene spoor worden beveiligingsmaatregelen ontwikkeld die gemeentebreed (voor alle processen) worden ingezet, in het tweede spoor wordt ieder proces apart onder de loep genomen en daar waar nodig aangepast aan de BIO. Op basis van de resultaten van de verantwoording en de leerpunten uit recente landelijke incidenten is bepaald welke maatregelen, naast de verdere implementatie van de BIO volgens het plan van aanpak, met prioriteit worden opgepakt. Voor 2022 betekent dat extra focus op:

De technische beveiligingsmaatregelen kunnen nog zo goed op orde zijn, een menselijke fout is zo gemaakt. De voorbeelden zijn legio, waarbij ICT-systemen besmet raakten met gijzelsoftware nadat een medewerker op een linkje in een phishingmail had geklikt of zijn inloggegevens prijsgaf. De gevolgen kunnen groot zijn: lege schappen in de winkels of het stilvallen van de dienstverlening van de gemeente. Het is dus belangrijk dat medewerkers de risico’s kennen op het gebied van informatiebeveiliging en weten hoe ze daarmee om moeten gaan.

Veel informatiebeveiligingsmaatregelen zijn gericht op preventie. Recente incidenten (zoals bij de gemeente Hof van Twente en de universiteit van Maastricht) maken duidelijk dat het niet alleen belangrijk is om na te denken over wat je kunt doen om incidenten te voorkomen maar dat het ook belangrijk is om vooraf na te denken over wat je gaat doen als het toch misgaat. Hoe zorg je ervoor dat de dienstverlening aan burgers en bedrijven zo min mogelijk hinder ondervindt van die incidenten. Om daarop voorbereid te zijn worden er voor de bedrijfskritische processen bedrijfscontinuïteitsplannen opgesteld.

Het invoeren van de AVG is een continu proces dat doorwerkt in de gehele organisatie en in nagenoeg alle gemeentelijke werkprocessen. De kernactiviteiten zoals het toetsen van de juridische verplichtingen bij verwerking van persoonsgegevens door derden, het inbedden van de principes van de AVG in processen, procedures en informatiesystemen en de uitvoering van (privacy)risicoanalyses daar waar het vereist is, zullen in 2022 onverminderd doorgaan.

De aandacht zal zich vervolgens richten op het borgen van privacy bij de invoering van nieuwe wetgeving waarvan de impact op de verwerking van persoonsgegevens aanzienlijk is. De Wet Openbare Overheid (Woo), de Wet straffen en beschermen en de Wet inburgering zijn voorbeelden hiervan. Bijzondere aandacht zal gaan naar het delen van persoonsgegevens binnen het zorg- en veiligheidsdomein en bij integrale en gecoördineerde aanpak bij meervoudige problematiek van burgers. Dit valt onder het Wetvoorstel aanpak meervoudige problematiek sociaal domein (Wams). Verwacht wordt dat deze wet in 2022 in werking treedt. De wet verankert de coördinerende taak van het college van B en W als het gaat om hulp aan kwetsbare mensen. De wet geeft daarmee een juridische grondslag voor de verzameling, verwerking en deling van noodzakelijke persoonsgegevens over de domeinen heen.

Met ingang van het verslagjaar 2022 dient het college van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen en op te nemen in de jaarrekening. Hiermee leggen decentrale overheden zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening. De accountant moet dus ook iets zeggen over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant toetst daarom of de informatie van het college in de rechtmatigheids­verantwoording:

• juist, toereikend en volledig is;

• geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt;

• bij de volksvertegenwoordigers geen ander beeld oproept, dan overeenkomst met de feiten.

De wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording heeft implicaties voor de wijze waarop de raad het college controleert. De gemeenteraad bepaalt welke verantwoordingstekst gehanteerd dient te worden. Hiermee bepaalt de gemeenteraad de onderwerpen én de diepgang waarmee deze onderwerpen worden verantwoord. Dit wordt nog nader uitgewerkt in onze lokale regelgeving.

Vast staat dat na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording sprake is van een groeiproces. Een groeiproces gericht op het betrekken van de gehele gemeente bij de verbetering van de bedrijfsvoering en de interne beheersing. Om een oordeel te vormen over de mate van control van de organisatie, is in 2019 gestart met het opstellen van een zogenaamde verbijzonderde interne controle (VIC). Door middel van de VIC wordt inzichtelijk gemaakt waar de gemeente staat bij de beheersing van de kritische processen. Er worden aanbevelingen gedaan die met het management worden besproken en er wordt toegezien op de opvolging hiervan. Op deze wijze kan de gemeente steeds beter aantoonbaar ‘in control’ komen.