Het bereiken van alle verschillende inwoners en ondernemers in de stad blijft ook in 2024 ons belangrijkste doel. Daarbij kijken we naar de verschillende doelgroepen en hoe we die het best kunnen bereiken. Dit zal ook een belangrijke pijler zijn van ons nieuw vast te stellen communicatiebeleid. We onderzoeken momenteel wie we met welke kanalen bereiken en welk kanaal we het best voor welke boodschap of interactie kunnen inzetten. Op basis van die analyse maken we een nieuwe contentstrategie. Daarin staat dan welke (mix van) online of offline kanalen we inzetten om bepaalde doelen en/of doelgroepen te bereiken. De contentstrategie is dan een belangrijk onderdeel van ons in 2024 nieuw vorm te geven communicatiebeleid.

Participatie

We werken aan nieuw participatiebeleid. Hierin worden onder andere de aanbevelingen uit het evaluatierapport van het in 2020 vastgestelde beleid verwerkt.

In het kaderdebat van 4 juli 2023 is het amendement “De jeugd een stem in Rijswijk” aangenomen. Vooruitlopend op het nieuwe participatiebeleid wordt ingezet op het versnellen van het betrekken van de jeugd bij onderwerpen die de gemeente raken. De inzet is erop gericht om in 2024 een impuls jongerenparticipatie te installeren.

Met het oog op de Omgevingswet die in 2024 in werking treedt is het nodig dat de gemeenteraad een participatieverordening vaststelt ter vervanging van de huidige inspraakverordening. Deze participatieverordening gaan we in een participatief proces opstellen en zal uiterlijk in het eerste kwartaal van 2024 voor besluitvorming aan de raad worden aangeboden.

Communicatie

Communicatie gebeurt steeds meer online. Een trend waardoor een bepaalde doelgroep steeds meer verstoken blijft van gemeentelijke informatie. Om deze niet digitaal vaardige inwoners te blijven bereiken willen we de pagina Rijswijk Regelrecht in het huis-aan-huis-blad Groot Rijswijk doelgerichter inzetten als één van onze kanalen in de totale middelenmix. Dat betekent dat we de pagina niet meer alleen vullen met kennisgevingen. We zullen alle voor inwoners relevante berichtgeving en aankondigingen die nu soms door de krant verspreid staan, maar ook verduidelijking van (achtergronden van) beleid bundelen op een herkenbare plek in de krant. Zo creëren we een stadskrant-achtig katern in het enige huis-aan-huisblad dat Rijswijk heeft. Ten opzichte van de online kanalen, waar de aandachtsspanne vaak kort is, leent een krantenpagina zich ook meer voor het uitdiepen van onderwerpen.

In het kader van Direct Duidelijk beginnen we een proef met de retoursticker Steffie. Direct Duidelijk is een initiatief van de Nederlandse overheid om overheidscommunicatie en dienstverlening begrijpelijker en toegankelijker te maken voor iedereen. Inwoners die een brief ontvangen die zij niet (helemaal) begrijpen kunnen de Steffiesticker op de brief plakken waarna ze de brief terugsturen naar de gemeente. De betreffende afdeling of medewerker weet dan dat de té moeilijke brief aangepast moet worden.

Daarnaast actualiseren we onze schrijfwijzer. De schrijfwijzer geeft richtlijnen met het oog op eenduidigheid, begrijpelijke taal en inclusie. De insteek van de schrijfwijzer is zoveel mogelijk toegankelijke teksten, maar ook zorgen voor herkenning en begrip voor en van de lezer. De geactualiseerde schrijfwijzer zal voor advies worden voorgelegd aan de meeleesgroep, bestaande uit betrokken inwoners met oog voor begrijpelijke teksten. Met verschillende intern gerichte acties en activiteiten zullen we de bewustwording bij de medewerkers voor nut en noodzaak van begrijpelijke teksten proberen te vergroten.

Om ons communicatiebeleid te blijven vernieuwen doen we diverse onderzoeken. Een daarvan is onderzoek naar hoe we Rijswijk zo goed mogelijk kunnen profileren. Doel is onder andere Rijswijk als prettige woonstad, maar ook als aantrekkelijke vestigingsstad voor bedrijven op de kaart te zetten (citymarketing). Mede op basis van de uitkomsten van de onderzoeken zullen we ons communicatiebeleid waar nodig herijken.

De gemeente Rijswijk streeft ernaar om hoogwaardige dienstverlening te leveren aan alle inwoners en ondernemers. Deze is toegankelijk, zorgvuldig, transparant en betrouwbaar. Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet. We verwelkomen persoonlijk contact aan de balie het liefst op afspraak, maar we bieden ook de mogelijkheid voor inloop zonder afspraak. Dit getuigt van onze gastvrije aanpak. Onze gastheren en -vrouwen in het Huis van de Stad staan klaar en geven alle bezoekers een warm welkom. Onze verhuizing naar het Huis van de Stad markeert een nieuwe fase, waarin we onze diensten verder optimaliseren om aan de behoeften en verwachtingen van alle inwoners en ondernemers te voldoen.

Belangrijk aandachtspunt is de toegankelijkheid voor minder digitaal vaardige inwoners. Voor deze groep is er ondersteuning en hulp daar waar nodig. Zo blijft onze dienstverlening toegankelijk voor iedereen. De dienstverlening is daarmee afgestemd op de behoefte van de inwoners en ondernemers.

We willen onze dienstverlening zo inrichten dat:

• het duidelijk is dat de gemeente één organisatie is;

• de meest gebruikte diensten en producten 24/7 digitaal kunnen worden afgenomen of aangevraagd;

• de aanvraag of melding door de inwoner en ondernemer kan worden gevolgd;

• dat via een gericht aantal kanalen contact kan worden gezocht met de gemeente. Deze kanalen kunnen door elkaar heen gebruikt worden;

• de afhandelingstermijnen verkort worden door het toepassen van kanaalsturing;

• de tevredenheid van onze dienstverlening minimaal wordt gewaardeerd op een 7,5.

Deze doelstellingen worden gerealiseerd via twee uitvoeringsplannen. Komende jaren ligt de nadruk op het uitvoeren van deze programma’s.

Het Uitvoeringsplan Dienstverlening DNA

Dit uitvoeringsplan legt de nadruk op kwaliteitsmanagement, bereikbaarheid en gedrag & cultuur. Om onze doelen te halen wordt er ingezet op:

• Het verbeteren van de (interne) telefonische bereikbaarheid;

• Het verkorten van afhandelingstermijnen door kanaalsturing;

• Kwaliteitsmanagement: verbeteren op basis van data door de implementatie van een nieuw systeem dat de tevredenheid meet;

• Gedrag en cultuur: op basis van signalen bieden we gericht trainingen en workshops aan.

Digitalisering van de informatiehuishouding

Met het Uitvoeringsprogramma Digitalisering dienstverlening en informatie werken we aan een informatiehuishouding die bijdraagt aan de toegankelijkheid van informatie en digitale dienstverlening die meer plaats- en tijdsonafhankelijk is. Alle afdelingen binnen de gemeenten gaan werken met een zaaksysteem. De taakspecifieke applicaties waarmee vakteams werken worden hierop aangesloten, waardoor het team Publieke Dienstverlening en de aanvrager inzicht krijgen in de status van hun vraag.

Met dit uitvoeringsplan zetten we stappen naar een moderne informatiehuishouding die toekomstbestendig is en bijdraagt aan een transparante en snelle beantwoording van de vraag. De informatiehuishouding van de gemeente wordt gemoderniseerd en werkprocessen worden zo ingericht dat informatie automatisch wordt ontsloten binnen de organisatie voor de uitvoering van het werkproces. In lijn met de ontwikkeling op gebied van ICT gaan systemen en taakspecifieke applicaties werken vanuit de ‘cloud’ in plaats van op de lokale servers.

Vanuit dit programma werken we volgens de volgende stappen aan verdere digitalisering van de dienstverlening en informatie:

• Verdere digitalisering aanvraagprocessen van onder andere Inkomen & Participatie, Werk en Schuldhulpverlening en Vergunningen. In totaal gaat het over 152 producten en diensten organisatie breed;

• Uitbreiding van de digitale communicatie via de landelijke berichtenbox.

Naast het uitvoeringsprogramma zal verder worden gewerkt aan:

• Het optimaliseren van het Contactsysteem;

• Het uitvoeren van inwoners-  en ondernemersreizen;

• Het actueel houden van de website van de gemeente Rijswijk;