Het bereiken van alle verschillende inwoners en ondernemers in de stad door inclusief te communiceren is de pijler van ons communicatiebeleid voor 2023. Daarbij kijken we naar de verschillende doelgroepen en hoe we die het best kunnen bereiken. Voor moeilijk bereikbare doelgroepen zetten we andere dan de gebruikelijke communicatiemiddelen in. Ook willen we ze nadrukkelijker betrekken bij gemeentelijke plannen, projecten en beleid. We maken hiervoor meer gebruik van bestaande netwerken en communiceren ‘dichtbij’ dus op plekken waar de doelgroep zich bevindt. We volgen (communicatie)trends nauwgezet en zullen onze middelen waar nodig door ontwikkelen en eventuele nieuwe middelen die ons kunnen helpen om zo veel mogelijk Rijswijkers te bereiken, inzetten.

Participatie

Bij vaststelling van de participatienota ‘Samen werken aan een mooi Rijswijk‘, participatiebeleid 2020-2022 in oktober 2020 is afgesproken dat het beleid en de werkwijze na een jaar worden geëvalueerd. Deze evaluatie van beleid, processen en uitvoering heeft eind 2021 plaatsgevonden. Daarbij is ook een zogeheten QuickScan gehouden onder inwoners en ondernemers. De uitkomsten van deze QuickScan hebben samen met de evaluatie geleid tot een aantal aanbevelingen, waarmee we onze expertise op het gebied van participatie kunnen blijven ontwikkelen. De evaluatie gebruiken we ook om het beleid en de werkwijze waar nodig bij te sturen. Het participatiebeleid is tot en met 2022 vastgesteld en zal begin 2023 worden herijkt en opnieuw aan de gemeenteraad worden aangeboden. De herijking van het participatiebeleid zal in een participatief proces met verschillende betrokkenen tot stand komen.

In aanloop naar de inwerkingtreding van de nieuwe Omgevingswet zullen we gebruiksvriendelijke en informatieve participatiewijzers voor zowel kleine als grote initiatiefnemers maken zodat deze in één oogopslag kunnen zien welke stappen zij moeten zetten. Bij maatschappelijke projecten denken we van tevoren na over hoe we inwoners, instellingen en/of bedrijven betrekken. We zijn bij elk project heel duidelijk over welke participatieruimte er is en koppelen terug wat we met de inbreng doen. We zetten ook bij participatie altijd de juiste mix in om zoveel mogelijk inwoners te bereiken en te betrekken.

Een van de belangrijkste digitale middelen is Samen.Rijswijk.nl. Dit online participatieplatform is begin 2022 gelanceerd. Hierop kunnen inwoners, ondernemers of andere belanghebbenden meedoen aan bijvoorbeeld peilingen en enquêtes over projecten en beleid. Maar ook meedenken over bijvoorbeeld de inrichting van een straat, een park of de speeltuin in de buurt. Of hun mening geven over een besluit dat het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad gaat nemen. Sinds de lancering van het platform hebben bijna 1.000 deelnemers zich geregistreerd. We gaan het platform Samen.Rijswijk.nl mede op basis van een evaluatie in 2023 verder door ontwikkelen.

Op Samen.Rijswijk.nl komt ook een zgn. initiatievenloket. Het huidige loket Stadskracht gaan we tegen het licht houden en we zullen een nieuwe werkwijze lanceren die het inwoners makkelijker moet maken om zelf initiatieven in te dienen.

Het online participatieplatform is geen vervanging van alle andere manieren waarop wij inwoners betrekken bij de stad en onze samenleving. Het is een aanvulling. Om alle inwoners de kans te bieden om mee te doen, ook als zij bijvoorbeeld digitaal minder vaardig zijn, zullen we een combinatie van online en offline participatie (en communicatie) blijven inzetten. Naast het platform kan het gaan om combinaties met fysieke (inloop)bijeenkomsten, telefonisch spreekuur en/of het mogelijk maken van het inzien van en reageren op ontwerpen of documenten in het stadhuis.

Communicatie

Omdat in Rijswijk ook groepen laaggeletterden en anderstaligen wonen en ondernemen, zullen we meer gebruik maken van beeld zoals video, infographics en pictogrammen om onze boodschappen over te brengen. Daarnaast zijn we in 2022 begonnen met werk maken van duidelijke taal. We hebben hiervoor de Direct Duidelijk Deal ondertekend. Daarmee beloven we dat onze brieven en andere teksten voor iedereen helder en begrijpelijk zijn. Medewerkers krijgen allemaal een training om duidelijke brieven in B1 te schrijven en jargon en wollige zinnen te vermijden. Ook organiseren we allerlei activiteiten om het belang van heldere taal blijvend onder de aandacht te brengen. Inwoners en ondernemers krijgen hierin ook een rol. Zo kunnen zij zich aanmelden voor de Meeleesgroep. De Meeleesgroep gaat de gemeente tips geven om brieven en teksten zo aan te passen, zodat ze voor iedereen te begrijpen zijn. Voor inwoners die een brief krijgen die onduidelijk is, komt er een meldpunt. Naar aanleiding van die meldingen kunnen wij onze brieven weer verbeteren.

In 2023 gaan we meer focus leggen op relatiemanagement en public affairs. Public affairs is een instrument van het bestuur om beleidsdoelen waarvoor de medewerking van externe partijen noodzakelijk is, te verwezenlijken. Het richt zich niet alleen op medeoverheden in de regio, Den Haag of Brussel, maar ook op maatschappelijke partners zoals het bedrijfsleven of kennisinstellingen. Met activiteiten zoals de viering van de Vrede van Rijswijk, willen we Rijswijk in ieder geval regionaal, maar ook nationaal meer op de kaart zetten.

Het college gaat een groot aantal werkbezoeken afleggen in de stad en in de regio. Het college doet dit omdat ze zichtbaar en benaderbaar wil zijn voor inwoners en ondernemers én om te leren of ervaren wat er leeft en speelt in de stad.

Gebiedsontwikkelingen en infrastructurele projecten zetten de bereikbaarheid van Rijswijk onder druk. De gemeente verbetert de communicatie om inwoners zo goed mogelijk te voorzien van actuele bereikbaarheidsinformatie.

Communicatie over (concept)besluiten van het college, maken we kenbaar met zogeheten collegeflitsen (kort berichtje) en persberichten. In die gevallen dat een onderwerp om een nadere toelichting van B&W vraagt, houdt het college persgesprekken. Hier gaan we in 2023 mee door. Het doel is om de media en daarmee de inwoners te informeren over (concept)besluitvorming van B&W.

Ook in 2023 gaan we door met de Newsroom. Hierbij wordt wekelijks onder regie van team Communicatie bezien welke signalen we uit de omgeving oppikken en wat daarmee moet gebeuren. De opzet is multidisciplinair, onder andere het klant contact centrum, handhaving, juridische zaken (klachten, bezwaren) en DIV (inkomende post) zijn betrokken. Het doel is alert zijn en waar nodig alert reageren op signalen uit de omgeving.

De gemeente Rijswijk wil aan alle inwoners, ondernemers en instellingen een klantgerichte dienstverlening bieden, die toegankelijk, zorgvuldig, transparant en betrouwbaar is. Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet. Het heeft de voorkeur om via afspraken te werken maar een vrije inloop blijft mogelijk. De gemeente kan daarmee ook betaalbare dienstverlening bieden. Voor de grootste groep (in 80% van de gevallen) is dit digitaal en heeft de klant zelf regie over zijn gegevens. Voor een kleine groep (in 20% van de gevallen) is dit persoonlijk. Zo blijft dienstverlening toegankelijk voor iedereen. De dienstverlening is afgestemd moet zijn op de behoefte van de klant. We willen onze dienstverlening zo inrichten dat:

• We voor de klant één organisatie zijn.

• De klant 24/7 de meeste gebruikte diensten en producten digitaal kan afnemen of aanvragen.

• De klant zijn aanvraag of melding kan volgen.

• De klant via een gericht aantal kanalen contact kan zoeken met de gemeente. Deze kanalen kunnen door elkaar heen gebruikt worden

• De afhandelingstermijnen verkort worden door het toepassen van kanaalsturing

• De klanttevredenheid minimaal wordt gewaardeerd op een 7,5

Deze doelstellingen worden gerealiseerd via twee uitvoeringsplannen. Komende jaren ligt de nadruk op het uitvoeren van deze programma’s.

Het Uitvoeringsplan Dienstverlening DNA

Dit uitvoeringsplan legt de nadruk op kwaliteitsmanagement, bereikbaarheid en gedrag & cultuur. Om onze doelen te halen wordt er ingezet op:

• Het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid

• Het verkorten van afhandelingstermijnen door kanaalsturing

• Kwaliteitsmanagement: verbeteren op basis van data

• Gedrag en cultuur

Digitalisering van de informatiehuishouding

Met het Uitvoeringsprogramma Digitalisering dienstverlening en informatie werken we aan een informatiehuishouding die bijdraagt aan de toegankelijkheid van informatie en digitale dienstverlening die meer plaats- en tijdsonafhankelijk is. Alle afdelingen binnen de gemeenten gaan werken met een zaaksysteem. De taakspecifieke applicaties waarmee vakteams werken worden hierop aangesloten, waardoor het team Publieke Dienstverlening en de klant inzicht krijgen in de status van hun vraag.

Het Uitvoeringsprogramma Digitalisering dienstverlening en informatie

Met dit uitvoeringsplan zetten we stappen naar een moderne informatiehuishouding die toekomstbestendig is en bijdraagt aan een transparante en snelle beantwoording van de klantvraag. De informatiehuishouding van de gemeente wordt gemoderniseerd en werkprocessen worden zo ingericht dat informatie automatisch wordt ontsloten binnen de organisatie voor de uitvoering van het werkproces. In lijn met de ontwikkeling op gebied van ICT gaan systemen en taakspecifieke applicatie werken vanuit de ‘cloud’ in plaats van op de lokale servers.

Vanuit dit programma werken we volgens de volgende stappen aan verdere digitalisering van de dienstverlening en informatie:

• Verdere digitalisering aanvraagproces van producten en diensten

• Uitbreiding van de digitale communicatie via de landelijke berichtenbox

• Implementatie van een nieuw Klant Contact Systeem

• Vervanging van de website

In 2023 starten we met het verstrekken van een “Welkom in Rijswijk” pakket voor nieuwe inwoners en ondernemers van Rijswijk. Een pakket met informatie over de wijk, de verenigingen in de stad, nuttige adressen en mogelijke acties met ondernemers. Een pakket dat laat zien wat het karakter van Rijswijk is.

We blijven inzetten op verbetering van de klantgerichtheid en verhoging van de efficiëntie. Belangrijke efficiencywinst is te voorzien rondom de invoering van de verplichtingen administratie. Hierin worden september/oktober volgende stappen gezet. Efficiencyopbrengst bestaat uit het vroegtijdig signaleren van afwijkingen, verbeterde kwaliteit van financiële prognoses en verlichting van werkzaamheden voor de spendanalyse. En snellere afhandeling van facturen. Met de oplevering van het portal MijnRijswijk.nl is een belangrijke stap gezet om meer diensten digitaal aan te gaan bieden (zoals het wijzigen van een afspraak of het inzien van persoonlijke gegevens) aan onze inwoners en bedrijven, 24/7.

Ander voorbeeld is het proces Meldingen openbare ruimte. De voordelen van de geautomatiseerde verwerking van meldingen worden dit jaar te verbreed naar het terrein van het openbare verlichtingssysteem en afvalinzameling. Dit levert meer gemak op voor onze inwoners, partners en medewerkers. Teams kunnen zich bij verbetertrajecten van hun in- en extern gerichte processen laten ondersteunen door collega procesinnovatoren.

In het hoofdlijnenakkoord van onze coalitie staat dat de gemeente wil toewerken naar een ‘circulaire economie in 2050’. Bij een circulaire economie is het doel om niet alleen duurzaam en toekomstbestendig in te kopen maar uiteindelijk ook geen afval meer te produceren.

Hierbij werken we voor onze eigen organisatie aan een aantal sporen:

• circulair ontwerpen van de openbare ruimte en gebouwen. (zie Programma Wonen en Leven);

• levensfase van producten verlengen;

• inkopen van producten van hergebruikte en duurzame materialen;

• scheiden en hergebruiken van materialen;

• zorgen voor een efficiënte en toekomstbestendige organisatie.

Dat leidt tot de volgende acties voor onze eigen organisatie:

1. Zorgdragen voor een energie-efficiënte ICT-omgeving:

• In het afwegingskader ten aanzien van de inrichting van de ICT-omgeving en bij inkoop duurzaamheidscriteria meenemen en afwegen.

• Maximaal bijdragen aan een papierarme organisatie door:

◦ waar mogelijk digitaliseren van processen en het digitaal ontsluiten van informatie door middel van domein zaakgericht werken;

◦ blijven stimuleren van papierloos werken onder andere door inzet van mobiele devices en verdere uitrol van Office 365;

◦ inzet op doelmatigheid van kopiëren en printen, onder meer door rationalisatie van het printerbestand.

2. Zorgdragen voor een toekomstbestendige organisatie in de brede zin:

• Door middel van het beschikbaar stellen van faciliteiten (o.a. om ATAP (= Any Time, Any Place) te werken) bijdragen aan efficiënte werkwijzen (profit), verminderen van verplaatsingen (planet) en inzet van medewerkers (generatiepact) (people);

• We zorgen voor verbindingen met onze omgeving (transparantie, participatie, communicatie) en de toekomstbestendigheid van de organisatie (innovatief, efficiënt, doelgericht, enzovoort);

• Door middel van het beschikbaar stellen van faciliteiten streven naar een veilige werkomgeving voor onze werknemers op kantoor en in de thuissituatie.

3. Zorgdragen voor een efficiënte, prijsbewuste en toekomstbestendige inkoop van producten en diensten:

• Na afloop van de aanbestedings- of vervangingstermijn kijken we of er een nieuw product moet worden aangeschaft of dat verlenging van de levensduur mogelijk is. Voordat we een nieuw product gaan aanschaffen, kijken we of het oude nog langer mee kan of elders een functie kan krijgen.

• Het inkopen van producten die gemaakt zijn van hergebruikte en duurzame grondstoffen en materialen. Als we dan tot de aanschaf van een nieuw product over gaan, kiezen we bij voorkeur producten die gemaakt zijn van zo min mogelijk grondstoffen en vervolgens ook goed demonteerbaar en herbruikbaar zijn.

We zorgen voor een goed rest- en grondstoffensysteem. Huishoudelijke en gemeentelijke reststromen moeten goed worden gescheiden en deze grondstofstromen moeten vervolgens verder in de keten worden bewerkt tot nuttige grondstoffen.