De gemeente wil de komende jaren investeren in de stad, ondanks toekomstige onzekerheden over de financiële verhouding met het Rijk en wettelijke uitgaven zoals in het Sociaal Domein. Uitgaven en investeringen moeten effectief bijdragen aan de beoogde maatschappelijke doelen. Daarom is het van groot belang dat de financiële functie kwalitatief en digitaal op het daarvoor vereiste niveau opereert.

Hierdoor kan voor directie, bestuur en de gemeenteraad tijdige en adequate besturing en verantwoording zo efficiënt en effectief mogelijke plaatsvinden.

Ook worden digitale oplossingen ingevoerd, verbeterd of vervangen om de financiële functie sterker te maken waardoor de organisatie ook beter ondersteund kan worden.

Tot slot worden controles in de eerste en tweede lijn beter beschreven en vastgelegd zodat de rechtmatigheidstoets in 2024 leidt tot een betere verantwoording.

Digitalisering

• Een dashboard implementeren met financiële en operationele informatie

• In 2023 wordt een start gemaakt met de vervanging van het huidige Financiële informatiesysteem, waarbij implementatie wordt verwacht in 2024 of 2025;

• Het proces van het aanleveren en verwerken van informatie voor de jaarrekening en de begroting zoveel mogelijk stroomlijnen waardoor betere regie en termijnbewaking ontstaat

• De facturen van crediteuren slimmer digitaal verwerken waardoor de gemeente de facturen sneller kan betalen.

• Het handmatige proces van nota’s sturen naar debiteuren omzetten naar een digitaal proces

• Het dashboard zal periodiek worden gebruikt om te monitoren op grote afwijkingen in budgetten, investeringen en productie- en projectdoelen. Hierdoor kan directie, bestuur en raad snel en adequaat bijsturen

• We starten in 2023 een aanbestedingsprocedure met als doel een modern en betrouwbaar financieel informatiesysteem per 2024 of 2025 in gebruik te kunnen nemen

• De huidige applicatie Tangelo die het mogelijk maakt om P&C producten digitaal op de website van Rijswijk te ontsluiten, zal gebruikt worden om he proces van de jaarstukken digitaal te ondersteunen

• De facturen van crediteuren worden zo snel mogelijk verwerkt in het financiële informatiesysteem zodat de informatie in het dashboard steeds zo actueel mogelijk is per monitorronde

• Debiteuren kunnen in 2023 hun digitale nota’s ook digitaal betalen

Financiële functie

• Er worden in het kalenderjaar meerdere peilmomenten georganiseerd waarbij met behulp van een dashboard grote afwijkingen in beeld worden gebracht door de businesscontrollers van de domeinen en team Financiën

• De voorstellen aan directie en/of college en raad worden via een strakker format beter getoetst op financiële dekking

• Businesscontrollers van Financiën en de domeinen werken samen om voorstellen en periodieke overzichten vooraf te toetsen

• Facturen en nota’s worden efficiënter verwerkt in het financiële informatiesysteem

• De controles in eerste en tweede lijn worden in procesbeschrijvingen opgenomen en uitvoer wordt structureel vastgelegd ten behoeve van de rechtmatigheidstoets

• Directie, bestuur en raad kunnen per periode een rapportage inzien waaruit grote afwijkingen van budgetten, kredieten, project- en productiedoelen, ontwikkelingen en risico’s worden gemeld. Hierdoor kan vaker, sneller en adequater worden bijgestuurd ten opzichte van de huidige halfjaarlijkse rapportages

• Businesscontrollers zijn vooraf betrokken bij het opstellen van voorstellen en rapportages (dashboard) zodat aan de voorkant geborgd is dat in de besluitvorming alle informatie juist en volledig is waardoor besluiten en eventuele bijsturing sneller en beter plaats vindt

• In de periodieke ronden binnen de organisatie worden vaste ijkpunten getoetst zodat steeds duidelijk zichtbaar is wat de meest actuele stand van zaken is op punten als budgetten, kredieten, productiedoelen, ontwikkelingen en risico’s

• De informatie in het dashboard (financieel en operationeel) wordt continu actueel gehouden door snellere en betere verwerking van de mutaties in de betrokken informatiesystemen

• Bij het opstellen van de jaarrekening kan de financiële informatie efficiënter ontsloten worden en de rechtmatigheidstoets makkelijker uitgevoerd worden